Rathaus: Lob für Abläufe und Strukturen

Ein positives Fazit ziehen die Gutachter und die Stadt Bensheim nach einer Untersuchung der Organisationsstruktur im Team Gebäudemanagement: Ein externes Beratungsunternehmen hatte Abläufe, Strukturen und die Aufgabenerledigung geprüft. Vor allem Aufbau und Struktur des in den vergangenen Jahren kontinuierlich aufgebauten Immobilienportfolios wurden nach der Prüfphase sehr gelobt und als modellhaft bezeichnet, weil es eine aktive Bewirtschaftung des Gebäudebestands ermöglicht. Hier lautet die Empfehlung, die eingesetzten Werkzeuge weiter auszubauen und fortzuentwickeln.
„Mit diesen Instrumenten verfügt die Stadt Bensheim über die erforderlichen Informationen für ein strategisches und planvolles Entwickeln des kommunalen Gebäudeportfolios“, heißt es in dem Gutachten. 2018 wurde ergänzend eine Facilitymanagement-Software implementiert, durch die nunmehr der komplette Gebäudebestand digital verwaltet werden kann. Auch an diesem Punkt unterstrichen die Prüfer die Fortschrittlichkeit. Rund 140 Gebäude werden aktuell über das Team Gebäudemanagement bewirtschaftet.
Die Untersuchung der Organisationsstruktur hatte zum Ziel, Arbeitsweise und Strukturen zu erfassen und auszuloten, ob diese Modellcharakter für andere Kommunen haben können. Die Erkenntnisse sollen außerdem als Chance genutzt werden, bestehende Abläufe zu analysieren und mögliche Verbesserungspotentiale aufzuzeigen. Nach einer Erhebung des Ist-Zustands nahmen die Prüfer eine Stärken- Schwächenanalyse vor. Hinsichtlich des Aufgabenportfolios und -zuschnitts empfehlen die Experten nur geringfügige Anpassungen, sehen darin sogar Vorbild-Charakter für andere Kommunen. Im Bereich der Schnittstellen zu anderen Dienststellen und Organisationen wurden Optionen aufgezeigt, wie sich die Zusammenarbeit zukünftig in einer anderen Struktur darstellen könnte. In anderen Bereichen wird eine weitere Digitalisierung der Abläufe empfohlen, wie beispielsweise beim Auftragswesen. Als richtigen Schritt zu mehr Rechtssicherheit in Vergabefragen bewerten die Prüfer die Einrichtung der „Zentralen Vergabestelle“ beim Team Gebäudemanagement.
„Ein solches Projekt löst natürlich erst einmal auch Unbehagen oder Verunsicherung bei den Betroffenen aus, wenn wirklich alle Abläufe und Arbeitsweisen und damit gefühlt ein ganzes Team auf den Prüfstand gestellt wird“, sagt Erster Stadtrat und der für den Bereich Gebäudemanagement zuständige Dezernent Helmut Sachwitz und ergänzt: „Das positive Ergebnis kommt für mich allerdings nicht unerwartet. Hier wurde in den vergangenen Jahren neben dem Tagesgeschäft eben auch wichtige Grundlagenarbeit geleistet, und was kann einem Besseres passieren, als dies von außerhalb bestätigt zu bekommen.“ Er dankt den Mitarbeitern vor allem für ihre Bereitschaft, im Vertrauen auf die eigene Leistungsfähigkeit diesen Prozess so aktiv, kritisch und konstruktiv begleitet zu haben. Bei der Untersuchung handelte es sich um ein Modellprojekt des Landes Hessen.